MENGELOLA SUMBER DATA

1.  Konsep Pengorganisasian File

Sistem komputer mengorganisasi data ke dalam sebuah hierarki yang dimulai dengan bit dan byte, menuju field,record dan basis data. Sebuah bit mewakili wewakili unit terkecil dari data yang dapat disimpan dalam komputer.

Sekumpulan bit disebut byte, mewakili sebuah karakter tunggal. Pengelompokan karakter menjadi sebuah kata, kumpulan kata, atau bilangan lengkap dinamakan field. Sekumpulan field yang saling berhubungan berkumpul menjadi sebuah record. Sekumpulan record yang jenisnya sama dinimakan file. Sekelompok file yang berhubungan membentuk basis data. Sebuah record menggambarkan sebuah entitas. 
Entitas adalah orang, tempat, hal, atau kejadian yang informasinya

disimpan dan dipelihara.  Setiap karakter atau kualitas yang menggambarkan entitas khusus disebut atribut.

Masalah dengan lingkungan file tradisional.

Pada kebanyakan organisasi file data dan sistem cenderung bertumbuh secara mandiri tanpa rencana menyeluruh untuk perusahaan. Setiap  aplikasi tentu saja membutuhkan file dan program komputernya sendiri untuk dapat  bekerja.

Masalah-masalah yang ada adalah redundansi dan inkonsisten data,

ketergantungan program data, tidak fleksibel, buruknya keamanan data, dan ketidakmampuan berbagi data diantara aplikasi-aplikasi.

Redundansi dan inkonsisten data

Redundansi data  adalah duplikasi data dalam beberapa file data sehingga data yang sama di simpan di dalam lebih dari 1 lokasi. Redundansi data terjadi ketika kelompok yang berbeda dalam organisasi mendapatkan data yang sama secara independen dan menyimpannya secara independen juga. Redundansi data menghabiskan tempat penyimpanan data dan juga menimbulkan inkonsisten data, dalam arti atribut yang sama mungkin mempunyai nilai berbeda.

Ketergantungan program data.

Mengacu pada pasangan data yang tersimpan dalam file dan program tertentu yang dibutuhkan untuk memperbarui memelihara file tersebut sehingga perubahan dalam programnya membutuhkan perubahan dalam datanya.

Kurangnya fleksibelitas

Sisterm file tradisional dapat mengirim laporan terjdwal rutin setelah dilakukan pemrograman yang ekstensif, tapi tidak dapat mengirim laporan khusus atau merespon kebutuhan informasi yang tidak diantisipasi secara tepat waktu.

Keamanan yang buruk

Karena kendala terhadap data dan pengelolaannya kurang, akses kepada dan penyebaran dari informasi mungkin tidak dapat dilakukan.

Kekurangan dalam pembagian dan ketersediaan data

Karena potongan-potongan informasi di dalam bagian yang berbada dari organiasasi tidak dapat dihubungankan satu dengan yang lainnya, maka mustahil informasi tersebut dapat dibagikan atau akses secara tepat.

2.  Pendekatan Basis Data Terhadap pengelolaan data

Teknologi basis data nengatasi banyak masalah dalam organisasi file tradisional. Definisi yang lebih tepat dari basis data adalah sekumpulan data organisasi untuk melayani banyak aplikasi secara efisien dengan memusatkan data dan mengendalikan redundasi data.

Sistem manajemen basis data

Sistem informasi basis data adalah peranti lunak yang memudahkan

organisasi untuk memusatkan data, mengelola data secara efisien, dan menyediakan akses data bagi program aplikasi.DBMS bertindak sebagai antar muka antara program aplikasi dan file data fisik.

Bagaimana DBMS menyelesaikan masalah pada lingkungan file tradisional

DBMS memperkecil redundansi dan inkonsisten data dengan meminimalisasi file file terpisah yang berisi data yang sama. DBMS mungkin tidak dapat membuat perusahaan dapat menghilangkan redundansi data seluruhnya, tetapi dapat membantu mengendalikan redundansi  tersebut.

Menggunakan DBMS dapat menghilangkan inkonsisten data, karena DBMS dapat membantu organisasi memastikan bahwa setiap data yang sama mempunyai nilai yang sama.

DBMS relasional

Basis data relasional merepresentasikan data seperti table dua dimensi yang disebut relasi. Table dapat dirujuk sebagai file. Setiap table berisi data tentang sebuah entitas dan atributnya. Informasi yang ditempatkan pada table disebut baris. Baris biasanya mengacu sebagai record, atau dalam istilah yang secara teknis sebagai tuple. Field mengidentifikasi setiap record sehingga record tersebut dapat dicari kembali, diperbaharui atau disortir dan disebut field kunci. Setiap table dalam basis data relasional mempunyai satu field yang ditetapkan sebagai kunci primer. Field kunci adalah pemberi identitas yang unik untuk semua informasi didalam semua baris dari table dan kunci primer ini tidak dapat diduplikasi.

Operasi DBMS relasional

Table basis data relasional dapat digabungkan dengan mudah untuk

mengirim data yang dibutuhkan pengguna, asalkan dua table berbagi elemen data yang sama. Perintah project membuat subset yang berisi kolom dalam sebuah table, mengizinkan pengguna untuk membuat table baru yang hanya berisikan informasi yang dibutuhkan.

DBMS hierarkis dan jaringan

Sebuah  DBMS hierarkis memodelkan hubungan satu ke banyak sementara DBMS jaringan memodelkan hubungan banyak ke banyak. Keduanya lebih tidak fleksibel dibandingkan DBMS relasional dan tidak mendukung bahasa alami dan khusus seperti permintaan informasi.

DBMS berorientasi objek

DBMS berorientasi objek menyimpan data dan prosedur yang menganggap data tersebut sebagai objek yang secara otomatis dapat diambil kembali dan dibagikan. Sistem manajemen berbasis data berorientasi objek dapat dipakai untuk mengelola berbagai komponen multimedia atau applet java yang dipaki dalam aplikasi Web, yang bisasnya menggabungkan potongan-potongan informasi dari berbagai macam sumber.

Fasilitas pemulihan sistem berfungsi untuk mengembalikan data semula ke  basis data  sekiranya terjadi  kegagalan sistem. 
Beberapa teknik yang umum digunakan untuk menangani pemulihan sistem yaitu mirroring, reprocessing, dan  rollback.

Menurut pengaksesannya, basis data dibedakan menjadi empat jenis, yaitu :

1. Basis data individual

Basis data individual adalah  basis data  yang digunakan oleh perseorangan.

Biasanya basis data seperti ini banyak dijumpai dilingkungan PC. Visual dBASE, Corel Paradox, dan Filemaker Pro merupakan contoh perangkat lunak yang biasa digunakan untuk mengelola basis data untuk kepentingan pribadi.

2. Basis data perusahaan

Basis data perusahaan adalah  basis data  yang dimaksudkan untuk diakses oleh sejumlah pegawai dalam sebuah perusahaan dalam sebuah lokasi. Basis data seperti ini disimpan dalam sebuah server dan para pemakai dapat mengakses dari masing-masing komputer yang berkedudukan sebagai client.

3. Basis data terdistribusi

Basis data terdistribusi adalah basis data  yang disimpan pada sejumlah komputer yang terletak pada beberapa lokasi. Model seperti ini banyak digunakan bank yang memiliki sejumlah cabang di pelbagai kota dan melayani transaksi perbankan yang bersifat online.

4. Basis data publik

Basis data publik adalah  basis data  yang dapat diakses oleh siapa saja (publik).

Sebagai contoh, banyak situs web (misalnya yahoo  dan about.com) yang menyediakan data yang bersifat publik dan dapat diambil siapa saja secara gratis.

Namun adakalanya seseorang harus menjadi anggota dan membayar iuran untuk memperoleh data publik.

Desain database

Basis data (database) merupakan  kumpulan  dari  data yang saling berhubungan satu  dengan  yang lainnya, tersimpan  disimpanan luar  komputer  dan  digunakan perangkat  lunak  tertentu  untuk memanipulasinya. Database merupakan  salah  satu komponen yang pentingdisisteminformasi, karena  berfungsi  sebagai  basis penyedia informasi bagi para pemakainya.

Langkah-langkah desain database secara umum :

1.  Menentukan kebutuhan file database untuk system baru

File yang dibutuhkan dapat ditentukan dari DAD sistem baru yang telah dibuat.

2.  Menentukan parameter dari file database

tipedarifile : file induk, file transaksi, file sementara dan lain sebagainya

media file : hard disk, diskette atau pita magnetik organisasi dari file : apakah file tradisional  (file urut, ISAM atau file

akses langsung) atau organisasi database (struktur berjenjang jaringan atau hubungan.

Keuntungan DBMS

DBMS memungkinkan perusahaan maupun pengguna individu untuk :
1. Mengurangi pengulangan data

Apabila dibandingkan dengan file-file komputer yang disimpan terpisah di setiap aplikasi komputer, DBMS  mengurangn jumlah total file dengan menghapus data yang  terduplikasi di berbagai file. Data terduplikasi selebihnya dapat ditempatkan dalam satu file.
2. Mencapai independensi data

Spesifikasi data disimpan dalam skema pada tiap program aplikasi. Perubahan dapat  dibuat pada struktur data tanpa memengaruhi program yang mengakses data.

3. Mengintegrasikan data beberapa file

Saat file dibentuk sehingga menyediakan kaftan logis, maka organisasi fisik bukan merupakan kendala. Organisasi logis, pandangan pengguna, dan program aplikasi tidak hares tercermin pada media penyimpanan fisik.

4. Mengambil data dan informasi dengan cepat

Hubungan-hubungan logis, bahasa manipulasi data, serta bahasa query memungkinkan pengguna mengambil data dalam hitungan detik atau menit.

5. Meningkatkan keamanan

DBMS mainframe maupun komputer mikro dapat menyertakan beberapa lapiskeamanan seperti kata sand (password), direktori pemakai, dan bahasa sand (encryption) sehingga data yang dikelola akan lebih aman.

Kerugian DBMS

o  Memperoleh perangkat lunak yang mahal

DBMS mainframe masih sangat mahal. Walaupun harga DBMS berbasis komputer mikro lebih murah, tetapi tetap merupakan pengeluaran besar bagi suatu organisasi kecil.

o  Memperoleh konfigurasi perangkat keras yang besar

DBMS sering memerlukan kapasitas penyimpanan clan memori lebih besar daripada program aplikasi lain.

o  Mempekerjakan dan mempertahankan staf DBA

DBMS memerlukan pengetahuan khusus agar dapat memanfaatkan

kemampuannya secara penuh. Pengetahuan khusus ini disediakan paling baik oleh para pengelola  basisdata (DBA).Baik basis  data terkomputerisasi maupun DBMS bukanlah prasyarat untukmemecahkan masalah. Namun, keduanya memberikan dasar-dasar menggunakan  komputer sebagai suatu sistem informasi bagi para spesialis informasi dan pengguna.

Lingkungan Basis data

Lingkungan basisdata adalah sebuah habitat di mana terdapat basis data untuk bisnis.Dalam lingkungan basisdata, pengguna memiliki alat untuk mengakses data.

Pengguna  bisa datang dari dalam lingkungan basisdata atau dari luar lingkungan.

Pengguna  melakukan semua tipe pekerjaan dan keperluan mereka bervariasi seperti menggali data  (mining for data), memodifikasi data, atau berusaha membuat data baru.

Masih dalam  lingkungan, pengguna tertentu bisa tidak diperbolehkan mengakses data, baik secara fisik maupun logis.

Ada tiga macam lingkungan basisdata, yaitu:

1.  Lingkungan Mainframe

Lingkungan tradisional untuk sistem basisdata masa lalu adalah lingkungan mainframe.Lingkungan  mainframe terutama terdiri atas komputer mainframe yang memungkinkan  koncksi banyak pengguna. Dumb terminal dihubungkan ke komputer mainframe agar  pengguna dapat berkomunikasi dengan mainframe. Pada dasarnya, terminal adalah  perpanjangan mainframe, terminal bukan komputer independen. Istilah dumb terminal  mengisyaratkan bahwa terminal tidak bisa berpikir. Terminal tergantung pada komputer mainframe untuk melakukan semua pemrosesan.Salah satu masalah utama dalam lingkungan mainframe adalah keterbatasan  penggunanya. Sekarang ini, banyak perusahaan telah beralih ke lingkungan client-server.

2.  Lingkungan Client-Server

Sejumlah masalah yang muncul dalam lingkungan mainframe diselesaikan dengan  teknologi client-server. Lingkungan client-server terdiri atas sebuah komputer utama,yang disebut server, dan satu atau lebih PC yang dihubungkan ke server. Basisdata terletak pada server, yang merupakan bagian terpisah dari PC. Masing-masing penggunayang ingin mengakses basisdata pada server harus memiliki PC sendiri.Karena PC adalah sistem komputer terpisah, aplikasi dibuat dan diinstal pada PC di mana melalui aplikasi itulah pengguna dapat mengakses basisdata pada server.

Aplikasi pada client mengirimkan permintaan data atau transaksi melalui jaringan secara langsung ke  basisdata host server. Informasi dikirimkan melalui jaringan ke basisdata menggunakan open database connectivity (ODBC) atau software jaringan lainnya. Salah satu masalah  dalam lingkungan client-server adalah ketika versi baru aplikasi dibuat, aplikasi harus  diinstal dan dikonfigurasi ulang pada tiap-tiap komputer client.  Meskipun dana tambahan harus dikeluarkan dengan adanya perawatan aplikasi pada PC,tetapi keuntungannya pun ada. Keuntungan utama lingkungan client-server adalah PC  dapat diikutsertakan pada beberapa pemrosesan aplikasi karena PC memiliki CPU,  memori, dan penyimpan sendiri. Oleh karena itu, server dapat membagi pekerjaan ke Komputer.

3.  Lingkungan Internet

Lingkungan internet mirip dengan lingkungan client-server. Seperti pada lingkungan  client-server, lingkungan internet memiliki server, jaringan, dan satu atau lebih PC.  Lingkungan internet unik karena ketergantungannya pada internet. Pada lingkungan  client-server, seorang pengguna bisa dibatasi hanya mengakses sistem yang ada pada  intranet perusahaan. Dalam banyak kasus, komputer client masih dapat mengakses  basisdata di luar'irttranet perusahaan, tetapi membutuhkan software tambahan.Pada lingkungan internet, aplikasi hanya perlu diinstal pada satu server yang disebut web server. Pengguna  harus memiliki koneksi internet dan web browser

pendukung yang  diinstal pada PC. Web browser digunakan untuk berhubungan dengan URL tujuan web  server. Selanjutnya, web server mengakses basisdata dibantu oleh aplikasi dan mengembalikan informasi yang diminta pada web browser pengguna.

Web browser  menampilkan hasilnya pada PC pengguna. Setup dan perawatan aplikasi disederhanakan  pada lingkungan internet karena tidak ada yang harus diinstal, dikonfigurasi, atau dirawat pada PC pengguna. Aplikasi hanya perlu  diinstal, dikonfigurasi, dan dimodifikasi pada  web server dengan tujuan mengurangi resiko

ketidakkonsistenan konfigurasi dan  ketidakcocokan versi perangkat lunak antara komputer client dan server.  Ketika perubahan dibuat pada aplikasi, perubahan hanya dibuat pada satu lokasi, yaitu pada web  server.Pada lingkungan internet, banyak perusahaan menggabungkan konsep arsitektur N-tier. 

Arsitektur N-tier adalah sebuah konsep yang mirip dengan arsitektur komputer middle tier atau three tier. Arsitektur three tier memiliki lapisan client, lapisan aplikasi, dan  lapisan server atau basisdata. Huruf N pada N-tier berarti sembarang jumlah tier untuk melengkapi transaksi atau permintaan.

Menggunakan Basis Data Untuk Meningkatkan Kinerja Bisnis Dan Proses Pengambilan Keputusan Dalam perusahaan besar, dengan basis data atau sistem yang besar untuk fungsi yang berbeda, seperti produk, penjualan, dan akuntansi, kemampuan dan alat khusus dibutuhkan untuk menganalisis data dalam jumlah yang sangat besar dan untuk menghubungkan data dari berbagai macam sistem. Kemampuan ini meliputi gudang data, penggalian data, dan berbagai alat untuk menghubungkan basis data internal di seluruh web.

Gudang Data

Gudang data adalah basis data yang menyimpan data yang sekarang dan terdahulu yang mungkin diminati oleh para pembuat keputusan di seluruh perusahaan. Gudang data menggabungkan dan menstandarkan informasi dari basis data operasional yang berbeda sehingga informasi dapat digunakan di seluruh perusahaan untuk analisis dan pembuatan keputusan manajemen.

Data Mart

Data mart adalah subset dari gudang data yang didalamnya terdapat

ringkasan atau porsi data perusahaan yang sangat ter fokus ditempatkan dalam basis data terpisah untuk suatu populasi atau pengguna tertentu.

Contohnya : perusahaan mungkin mengembangkan pemasaran dan

penjualan data mart untuk berurusan dengan informasi pelanggan.